Lange Zeit verschickte der Internetdienstleister Webspace-Verkauf.de seine Rechnungen per Post. Heute erhalten die Kunden ihre Dokumente digital signiert per E-Mail oder können diese aus dem Internet laden. Damit gelang es dem Hosting-Unternehmen, die Verteilungskosten um 80 Prozent zu senken.
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Von Internetdienstleistern wird inzwischen erwartet, dass wichtige Informationen elektronisch bereitgestellt werden. Dem Hosting-Anbieter Webspace-Verkauf.de fehlte es hierfür jedoch an der im B2B-Geschäft notwendigen qualifizierten Signatur.
“Uns blieb deshalb nichts anderes übrig, als unseren Firmenkunden die Rechnung per Post nachzusenden”, erinnert sich Markus Thumerer, Inhaber von Webspace-Verkauf.de.
Angesichts mehrerer tausend Empfänger war das nicht nur aufwendig, sondern auch teuer. Er entschied sich deshalb für die Nachrüstung.
Komfortabel für beide Seiten
Webspace-Verkauf.de entschied sich für das Rechnungsportal „gotomaxx eRechnung”, um den Umstieg auf digitale Rechnungen auf der eingesetzten Warenwirtschaft Büroware von Softengine zu realisieren. Statt Rechnungen für Webspace, Domains und virtuelle Server auf dem Drucker auszugeben, werden sie per Knopfdruck ins PDF-Format konvertiert und im Rechnungsportal zum Download angeboten. Eine automatische E-Mail informiert die Empfänger.
„Das Zusammenspiel zwischen ERP-System und Portal ist ausgesprochen komfortabel – nicht nur für uns, sondern auch für unsere Kunden”, bestätigt Inhaber Thumerer. Ältere Rechnungen könne man beispielsweise bis zu einem Jahr lang einsehen.
Kurze Amortisation
Hinzu kommt ein extrem kurzer Return on Investment: Bislang beliefen sich die Portokosten bei Webspace-Verkauf.de auf mehr als 8.500 Euro pro Jahr. Die Prozess- und Materialkosten von 1,25 Euro pro Brief schlugen im gleichen Zeitraum mit insgesamt 19.500 Euro zu Buche. Dem steht heute eine jährliche Portal-Nutzungsgebühr von nur 3.900 Euro gegenüber.
„Gemessen an den Portokosten rechnet sich der Schritt bereits nach fünf Monaten. Beziehen wir den Material- und Verwaltungsaufwand mit ein, liegen wir sogar nach dem dritten Monat im Plus”, freut sich Markus Thumerer.
Leider ist dies nur die eine Seite der Medaille.
Für den Kunden bedeutet eine elektronische Rechnungen immer eine elektronische Archivierung der
1) Rechnungsdatei pdf-Datei
2) der elektronischen Signaturdatei
3) des Prüfprotokolls
über 10 Jahre.
Ansonsten viel Spaß mit den Steuerbehörden.
Viele Steuerberater verbuchen daher keine elektronischen Rechnungen.
Es ist richtig, dass aus steuerlichen Gesichtspunkten die Aufbewahrung der Rechnungen auch digital erfolgen muss.
Jedoch gibt es hier auch effiziente (ggf. auch kostenfreie) Lösungen für schmales Budget, die genau diese Archivierung (gerne auch automatisiert aus dem beschriebenen Rechnungsportal) vornehmen. Bspw. das OnlineArchiv von Icon (auf Basis von ELO) oder Docuvita, oder Docuware.
Das Steuerberater keine elektronischen Rechnungen verbuchen, wäre mir persönlich neu.
Die uns bekannten Steuerberater verbuchen diese gerne- und auch Wirtschaftsprüfer favorisieren immer mehr die eRechnung (aufgrund der vereinfachten Prüfung, wenn alles digital vorliegt) – aber Achtung: eine digitale Rechnung ausdrucken und abheften, als wäre sie postalisch gekommen ist der erste Schritt zum” Steuerbetrug”!
Das Problem sind nicht die Lösungen, sondern die Vorhaltezeit von 10 Jahren. Wer will heute schon wissen, ob der Datenträger / die Aufbewahrungsfirma /das pdf Format in 10 Jahren noch alle 3 Dateien zur Verfügung stellen. Leider gilt immer noch, daß eine Steuerberater hält er sich an die Vorgaben des BuFiMi jeden Mandanten davon abraten muss elektronische Rechnungen zu akzeptieren.
Bleibt zu hoffen, daß in naher Zukunft hier andere eLösungen möglich sind.
Unser Steuerberater arbeitet mit Datev, die auch eine entsprechende eRechnungslösung anbieten und mit Unternehmen Online ein Produkt haben, welches allen gesetzlichen Aufbewahrungsansprüchen genügt, auch die Dauer der Aufbewahrung ist hier nicht das eigene Problem, da Datev dies übernimmt. Viele Grüße!
Hallo,
ja die Datev kann alle Rechnungen speichern, aber hier ist die Problematik, daß das Zertifikat jemand öffnen muss und das Prüfprotokoll speichern muss, also muss Datev 3 Dateien pro Rechnung speichern.
– Die Rechnung
– Das Zertifikat zur Rechnung
– Das Prüfprotokoll (nach manueller Öffnung des Zertifikates)
Meiner Kenntnis nach erstellt Datev kein Prüfprotokoll pro Rechnung und speichert dies mit ab.