Neue Pflichtangaben in E-Mails ab 1.1.2007

Die Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen gelten seit dem 1. Januar 2007 auch für die Korrespondenz mittels E-Mail, da der Gesetzgeber die § 35a GmbHG und weitere Gesetze geändert hat. In § 35a Abs.1 Satz 1 wurden nach dem Wort "Geschäftsbriefen" die Wörter "gleichviel welcher Form" eingefügt, und zwar durch Art. 10 Nr.3 iVm Art.13 Abs. 2 des Gesetzes über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) (aF) vom 10.11.06 (BGBl_I_06,2553).

Im GmbHG heißt es nun:

"(1) Auf allen Geschäftsbriefen gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, sowie alle Geschäftsführer und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angegeben werden. ..."

Die Pflicht gilt entsprechend auch für andere Unternehmen. Konkret bedeutet das z.B. für eine GmbH, dass in geschäftlichen E-Mails, z.B. Angeboten, Bestellannahmen, zusätzlich zum vollständigen Firmennamen, Rechtsform, Anschrift etc. auch das zuständige Registergericht einschließlich der dortigen Registernummer sowie alle Geschäftsführer benannt werden müssen. Betroffen sind aber alle geschäftlichen Mails, d.h. im Zweifel also alle Mails an externe Empfänger.

Eine ähnliche Pflicht ergibt sich bei Online-Shops bereits seit 8.12.2004 aus § 312c Abs. 2 BGB i.V.m. § 1 Abs. 1 Nr. 1-3 BGB-InfoV:

"Der Unternehmer muss dem Verbraucher ... folgende Informationen zur Verfügung stellen:
1. seine Identität, anzugeben ist auch das öffentliche Unternehmensregister, bei dem der Rechtsträger eingetragen ist, und die zugehörige Registernummer oder gleichwertige Kennung,
2. die Identität eines Vertreters des Unternehmers in dem Mitgliedstaat, in dem der Verbraucher seinen Wohnsitz hat, wenn es einen solchen Vertreter gibt, oder die Identität einer anderen gewerblich tätigen Person als dem Anbieter, wenn der Verbraucher mit dieser geschäftlich zu tun hat, und die Eigenschaft, in der diese Person gegenüber dem Verbraucher tätig wird,
3. die ladungsfähige Anschrift des Unternehmers und jede andere Anschrift, die für die Geschäftsbeziehung zwischen diesem, seinem Vertreter oder einer anderen gewerblich tätigen Person gemäß Nummer 2 und dem Verbraucher maßgeblich ist, bei juristischen Personen, Personenvereinigungen oder -gruppen auch den Namen eines Vertretungsberechtigten ..."

Allerdings sind die Angaben in Textform nach diesen Vorschriften erst "spätestens bis zur Lieferung an den Verbraucher" zu machen. Wir empfehlen aber gleichwohl seit Ende 2004, diese Angaben schon in der ersten E-Mail (Eingangsbestätigung) zu machen. Nun sind diese Angaben verpflichtend in alle geschäftliche E-Mails aufzunehmen.

Ein bloßer Link auf das Impressum der Website reicht nicht aus. Verstöße sind mit Zwangsgeld bedroht. (cf)