Das Steuervereinfachungsgesetz vom 1. November 2011 sollte die Besteuerung rationalisieren und modernisieren. Auch die elektronische Rechnungsstellung wurde vereinfacht, viele Fragen waren jedoch geblieben und eine eindeutige Auslegung war nicht in allen Punkten möglich. Ein neues BMF-Schreiben bringt nun rückwirkend zum 1. Juli 2011 Klarheit.
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Definition der elektronischen Rechnung
§ 14 Abs. 1 S. 8 UStG definiert eine elektronische Rechnung als
„Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.“
Hierunter fallen auch Rechnungen per E-Mail (ggf. mit Bilddatei oder Textdokument im Anhang), Computer-Fax oder Web-Download.
Signatur oder EDI-Verfahren nicht mehr notwendig
Gemäß § 14 Abs. 1 S. 2 UStG müssen sowohl bei Papier- als auch bei elektronischen Rechnungen die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet werden. Vor dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 musste bei der Übermittlung von elektronischen Rechnungen zwingend eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein EDI-Verfahren verwendet werden.
Mit dem Steuervereinfachungsgesetz wurde die elektronische Rechnungsstellung liberalisiert, sodass seit dem 01. Juli 2011 auch andere Verfahren möglich sind. Dabei kann jeder Unternehmer selbst festlegen, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden.
Innerbetriebliche Kontrollverfahren
Werden aber weder eine elektronische Signatur noch eine Übermittlung per EDI verwendet, so ist durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung zu gewährleisten ( § 14 Abs. 1 S. 5 und 6 UStG). Mit diesem BMF-Schreiben wird nun genauer festgelegt, wie ein solches Verfahren ausgestaltet sein kann.
Das Bundesfinanzministerium stellt nun explizit klar, dass mit dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren weder die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nach § 15 UStG noch die die inhaltlichen Pflichtangaben der Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG überprüft werden sollen. Es soll lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnungen sichergestellt werden. Dabei kann auch ein manuelles Verfahren genügen:
„Als innerbetriebliches Kontrollverfahren im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG ist ein Verfahren ausreichend, das der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt, um zu gewährleisten, dass nur die Rechnungen beglichen werden, zu deren Begleichung eine Verpflichtung besteht. […] Es werden keine technischen Verfahren vorgegeben, die der Unternehmer verwenden muss. Es kann daher ein EDV-unterstütztes, aber auch ein manuelles Verfahren sein.“
Auch ein (manueller) Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z. B. Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein oder Überweisung bzw. Zahlungsbeleg) genügt daher den Anforderungen. Grundsätzlich rechtfertigt eine inhaltlich richtige Rechnung (gemeint ist: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger) die Annahme, dass bei der Übermittlung keine die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beeinträchtigenden Fehler vorgekommen sind.
Anforderungen an Aufbewahrung bleiben bestehen
Die Anforderungen an die Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen bleiben bestehen, das BMF-Schreiben lässt die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) und die GDPdU (Grundlagen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) ausdrücklich unberührt. Sie sind daher bei der Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen weiterhin einzuhalten.
Vorsteuerabzug trotz Verstoß gegen Aufbewahrungspflichten möglich
„Die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt nach § 15 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 Satz 2 UStG voraus, dass der Unternehmer eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt. Dass der Unternehmer hinsichtlich der Rechnung auch die Anforderungen an die Aufbewahrung nach § 14b UStG, §147 AO einschließlich GoBS und GDPdU erfüllt, ist danach nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.“
Dies bedeutet: Verletzt ein Unternehmer seine Aufbewahrungspflichten, so kann dies als Ordnungswidrigkeit geahndet werden, ist für den Vorsteuerabzug aber grundsätzlich irrelevant. Allerdings trägt der Unternehmer die Feststellungslast für Tatsachen, die diesen Anspruch begründen sollen.
Aufbewahrungspflichten
Sowohl Papier- als auch elektronische Rechnungen sind 10 Jahre lang aufzubewahren. Hier gilt, dass bei elektronischen Rechnungen stets die originäre Datei aufbewahrt werden muss. Wurde eine Rechnung als PDF per E-Mail verschickt, so ist die E-Mail mitsamt dem PDF aufzubewahren. Ein Ausdruck auf Papier gilt als Kopie und genügt nicht.
Fazit
Die Erleichterung der elektronischen Rechnungsstellung seit 2011 ist erfreulich. Mit dem Schreiben des BMF steht nun fest, dass auch ein manuelles innerbetriebliches Kontrollverfahren geeignet ist, die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung zu gewährleisten, ohne dass eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein EDI-Verfahren erforderlich sind.
Das vollständige Schreiben des Bundesfinanzministeriums ist hier abrufbar: BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012
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Ein wichtiger Punkt wäre noch das Kontrollverfahren einem Change Mangagement zu unterwerfen. Der Unternehmer ist in der Nachweispflicht, dass das aktuell eingesetzte Verfahren auch in der Vergangeneheit genutzt und nicht im Nachgang erst implementiert wurde.
Bei der Aufbewahrung wäre noch ein Zusatz angebracht: Die Aufbewahrung beträgt 10 Jahre plus Entstehungsjahr. Werden Leistungen in unterschiedlichen Wirtschaftsjahren in Rechnung gestellt, gilt das zuletzt genannte als Entstehungsjahr.
Für einen Freiberufler oder Selbständigen ist das extrem wichtig. Es ist bei der heutigen Technik einfach nicht mehr praktiabel Rechnungen auszudrucken, zu unterschreiben und per Post zu verschicken.
Das ist definitiv gut und bringt uns dem papierlosen Büro wieder ein Stück näher.
Elektronisches Rechnungswesen spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten in der Verwaltung. (Quelle: http://www.marktundmittelstand.de/nachrichten/produktion-technologie/sparen-mit-elektronischem-rechnungswesen/ )
Die Einsparung liegt nicht nur in der geringeren Dauer einer Rechnungsabwicklung sonder auch in der Einsparung an Papier. Das macht die ganze Sache auch Umweltfreundlicher. Aber auch das Fehlerpotenzial wird durch die E-Rechnung gemindert. Deshalb wird das E-Rechnungswesen bald auch in kleineren Unternehmen nicht mehr wegzudenken sein.
Gruß,
W.