Auf Grund der gesetzlichen Vorschriften haben Online-Händler im Regelfall einen höheren buchhalterischen Aufwand, als die Kollegen aus dem stationären Handel, der zudem bei KMUs auch noch händisch umgesetzt wird. Dabei liegen viele Daten für die Buchhaltung im Online-Handel bereits digital vor.
Steuerberater Ralf Müller von Baczko erklärt, welche Vorteile in der Online-Buchhaltung liegen.
Vergleichen wir zum Beipsiel einen Eisenwarenhändler mit einem Shopbetreiber, die das gleiche Sortiment vertreiben. Verkauft der Stationär-Händler am Tag 500 Artikel über seine Barkasse, löst er genau eine Buchung aus, denn es reicht dem Finanzamt aus, wenn Kasseneinnahmen täglich summarisch verzeichnet werden.
Wenn der Konkurrent mit seinem Online-Shop hingegen die gleichen 500 Artikel an 500 verschiedene Kunden verkauft, müssen 500 Rechnungen geschrieben und versendet werden. Diese müssen dann 500 Mal als Forderung verzeichnet und der Zahlungsausgleich via Lastschrift, Kreditkarte, Paypal etc. muss ebenfalls 500 mal gebucht werden. Von der buchhalterischen Behandlung der Retouren, geplatzten Lastschriften usw. ganz zu schweigen, stehen einer Buchung beim lokalen Eisenwarenhändler nicht unwahrscheinlich tausend tägliche Buchungsvorgänge beim Online-Händler gegenüber.
Buchhaltung im Verein mit Warenwirtschaft
Eine digitalisierte Buchhaltung drängt sich geradezu auf. Eine Vielzahl von Daten liegt dem Online-Händler ohnehin bereits in elektronischer Form vor: Zum Beispiel wenn ein Onlinebezahldienst als Zahlungsvariante angeboten wird. Die Anbieter stellen jedem Nutzerkonto sämtliche Transaktionsposten digital exportierbar zur Verfügung. Die Daten lassen sich in einer Standard-CSV-Datei exportieren und können dann in beinahe jede Buchhaltungssoftware eingespielt werden. Gleiches gilt für die Überweisungsdaten der allermeisten Banken.
Ein automatisiertes Warenwirtschaftssystem geht häufig Hand-in-Hand mit den buchhalterisch relevanten Vorgängen. Die Umsätze lassen sich damit zum Beispiel bequem aufteilen nach Inlandsumsätzen, inngermeinschaftlichen (EU-) Umsätzen und Drittlandsumsätzen (Nicht-EU-Staaten). Mit der üblicherweise vorhandenen Rechnungsdatenschnittstelle im XML-Format können strukturierte Rechnungsdaten aus einem Warenwirtschafts-Programm in Rechnungswesenprogramme übermittelt werden.
Eine weitere interessante Option bietet die Integration von Zahlungsverkehrsprogrammen in Warenwirtschaftssysteme. Zahlungsaufträge können so direkt bei der Erfassung der Wareneingangsbelege angelegt werden und auch bei Bedarf direkt bezahlt oder terminiert und nach Fälligkeiten sortiert werden, um die Liquidität zu optimieren. Die Übermittlung und Absicherung erfolgt über das bekannte HBCI PIN/TAN-Verfahren.
Datev und viele Alternativen
Besonders bei Steuerberatern etabliert ist die Software Datev Unternehmen Online, die sämtliche Anwendungen des Programmbündels über das Internet nutzbar macht. Die Datev-Lösung hat allerdings auch seinen Preis. Derzeit bringen eine Vielzahl anderer Anbieter neue SaaS
(Software-as-a-Service) -Lösungen in den Markt, die eine komplett digitalisierte Bearbeitung von Verwaltungsaufgaben ermöglichen.
In einer guten Lösung haben Unternehmer von jedem Ort der Welt und jederzeit alle ihre Belege im Blick. Suchfunktionen erleichtern das schnelle Auffinden von Belegen und die Konten der Finanzbuchhaltung sind mit wenigen Klicks im Blick, Controllingreporte, betriebswirtschaftliche Auswertungen und andere Informationquellen visualisieren die wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens.
Angebote wie "Kassenbuch Online" oder "Lodas" vermindern das Datenerfassungsvolumen im Steuerbüro erheblich und tragen so zur Reduzierung der Buchhaltungskosten bei. Die freiwerdenden Mittel können sinnvoller im Unternehmen oder in eine ‘echte' Steuerberatung investiert werden. Auch das Finanzamt beschäftigt sich mit dem Thema digitale Buchhaltung. Schließlich dreht sich bei der Buchhaltung alles um die ordnungsgemäße Erfassung der Belege mitsamt der Abgabepflicht. Die Buchungssätze müssen auch bei einer digitalen Buchhaltung nachprüfbar sein, vom Beleg zum Buchungssatz und umgekehrt.
Grundkurs GDPdU
Aus diesem Grund hat der Fiskus die so genannte GDPdU erlassen. Die Abkürzung steht für "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" und darin sind der Umfang des Datenzugriffs sowie die Mitwirkungspflichten des Unternehmers konkretisiert. Wichtige Forderungen daraus sind solche, dass die Übertragungs-, Archivierungs- und Konvertierungssysteme den Grundsätzen herkömmlicher Buchführung entsprechen müssen.
Digitale Rechnungen müssen zudem eine qualifizierte elektronische Signatur tragen. Dadurch ist die Rechnung zum einen nicht mehr änderbar und zum anderen ist der Ersteller identifizierbar.
Fazit
Kein Unternehmen trennt sich leicht von der erprobten Buchhaltungs-Prozedur. Doch gerade Online-Unternehmen finden durch softwarebasierte Produkte mit Online-Schnittstelle oder reinen SaaS-Lösungen viele Vorteile. Die Digitalisierung des Rechnungswesens ist ein Muss, eine Verbindung zum ERP-System sehr wünschenswert. Eher gering sind die technischen Hürden - gewaltig jedoch der psychologische Hemmschuh beim Verabschieden des Buchhalters oder Steuerberaters vor Ort.
Über den Autor
Steuerberater Dipl.-Kfm. Ralf Müller von Baczko ist Mitgründer der steuerberaten.de GmbH und fungiert dort als Geschäftsführer. steuerberaten.de ist als Online-Steuerbüro durch Trusted Shops zertifiziert. Durch den Einsatz neuester Technologien werden bundesweit alle Dienstleistungen eines Steuerberaters sehr effizient und günstig angeboten. Weitere Informationen erhalten Sie unter: steuerberaten.de.
